Реестр исполнительной документации (опись ИД) это перечень всех документов комплекта ИД с нумерацией и разбивкой по книгам. Он нужен и для удобной навигации по комплекту, и для приёмки объекта: по реестру проверяют комплектность. Состав самого комплекта ИД с 01.09.2023 определяется приказом Минстроя России № 344/пр (взамен РД-11-02-2006).
Что должно быть в реестре ИД
Типовой реестр содержит колонки:
- порядковый номер (сквозной внутри книги);
- шифр документа;
- наименование документа;
- количество листов;
- примечание.
Точный состав колонок согласуйте с заказчиком: у разных организаций формы отличаются.
Разбивка по книгам и томам
Большой комплект ИД делят на книги (тома). Внутри каждой книги документы нумеруются заново, сквозной нумерацией от 1. Именно на этом этапе чаще всего возникают ошибки: при добавлении или удалении документа нумерация «съезжает».
Сквозная нумерация: где ломается
Когда реестр ведут вручную в Excel, разрывы нумерации появляются после вставки строк, сортировки или копирования из разных файлов. Проверять номера глазами по сотням строк долго и ненадёжно.
Как собрать реестр без ошибок
Чтобы реестр получился аккуратным и без разрывов нумерации:
- сгруппируйте документы по книгам и томам;
- ведите сквозную нумерацию отдельным столбцом и пересчитывайте её формулой, а не вручную;
- приведите шифры к единому виду, без смешанной кириллицы и латиницы (поможет нормализатор кодов);
- оформите шапку и границы таблицы перед выгрузкой в .xlsx.