В шифрах исполнительной документации часто соседствуют визуально одинаковые латинские и кириллические буквы: А/A, В/B, С/C, Е/E, К/K, М/M, Н/H, О/O, Р/P, Т/T, Х/X. На вид код один и тот же, а для компьютера — разные строки. Из-за этого ломаются сортировка, поиск и группировка.

Почему это происходит

Документы готовят разные люди в разных программах, копируют коды из проектной документации, писем, выгрузок. Где-то раскладка латинская, где-то русская — так в одном шифре оказываются обе.

Чем это грозит

  • «одинаковые» коды не совпадают при сортировке реестра;
  • поиск по шифру не находит документ;
  • дубли и расхождения между журналом, актами и реестром.

Как исправить за минуту

Используйте нормализатор кодов документов:

  1. вставьте список шифров (по одному в строке);
  2. выберите целевой алфавит (обычно латиница, если так оформлена «Книга»);
  3. получите таблицу «было/стало» с подсветкой изменений;
  4. скопируйте результат или скачайте CSV.

Цифры при этом не затрагиваются — числовые коды остаются как есть.

Что дальше

После нормализации соберите перечень документов генератором реестра ИД — он также приводит шифры к единому виду и перевыставляет нумерацию. О частых ошибках — в статье «Типовые ошибки ПТО».